Quản Lý Kho Hiệu Quả Cho Nhà Hàng: Hướng Dẫn Sử Dụng Excel Và Mẹo Thực Tiễn

Quản lý kho hiệu quả là yếu tố then chốt trong việc tối ưu hóa lợi nhuận của nhà hàng. Từ việc lãng phí, thất thoát, đến khiếu nại của khách hàng về chất lượng món ăn, tất cả đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Tuy nhiên, không phải chủ nhà hàng nào cũng biết cách quản lý kho một cách hiệu quả.

Hiểu Rõ Về Kiểm Kê Kho

Kiểm kê kho là quá trình theo dõi chính xác những gì đã được nhập và xuất khỏi kho, cũng như lượng hao phí. Nếu không biết nguyên liệu nào đang bị lãng phí hoặc thất thoát, bạn sẽ không thể xác định chính xác doanh thu thực sự của mình.

Trong ngành kinh doanh ăn uống, việc kiểm kê kho cần được thực hiện chặt chẽ, đặc biệt với các nguyên liệu dễ hư hỏng. Công việc kiểm kê kho bao gồm:

• Kiểm kê hàng không sử dụng: Theo dõi các sản phẩm đang lưu trữ trong kho.
• Lượng hàng tiêu thụ: Số lượng nguyên liệu đã sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định.
• Mức sử dụng: Tỷ lệ nguyên liệu sử dụng, tính theo công thức: Mức độ sử dụng = Hàng tồn kho không/Lượng hàng tiêu thụ trung bình.
• Sai số: Chênh lệch giữa nguyên liệu đã sử dụng trên sổ sách và thực tế.

Mẫu Excel Kiểm Kê Kho

1. Tạo Danh Sách Hàng Hóa Kiểm Kê

Bước đầu tiên là xác định danh mục thực phẩm cần kiểm kê dựa trên thực tế kho hàng: Thịt, hải sản, sữa, rau củ, thực phẩm khô, hàng tạp hóa, bánh mì, bia/rượu, và các sản phẩm khác như bao bì, khăn ăn, dụng cụ.

Tạo bảng trong Excel với các hàng đại diện cho từng danh mục hàng hóa và các cột thể hiện các yếu tố như tên mặt hàng, mô tả, đơn vị đo lường, số lượng hiện có, đơn giá, tổng số tiền của mặt hàng, và tổng tiền của nhóm nguyên liệu.

Thiết lập công thức tại cột tổng bằng cách nhân số lượng sản phẩm với đơn giá, và tạo công thức tính tổng cho mỗi danh mục.

2. Bảng Giá Vốn Hàng Bán (COGS)

Sau khi hoàn thành bảng danh sách hàng kiểm kê, tính toán sự thay đổi của hàng tồn kho so với kỳ trước để cung cấp số liệu COGS chính xác. Công thức tính COGS là: COGS = (Hàng tồn kho đầu kỳ + Hàng mua bổ sung) – Hàng tồn kho cuối kỳ.

3. Báo Cáo Sử Dụng Nguyên Liệu

Báo cáo này cho biết việc sử dụng nguyên liệu cụ thể và số lượng hàng tồn, giúp bạn dự báo số lượng cho các đơn đặt hàng trong tương lai. Báo cáo nên bao gồm các chỉ số như nhóm nguyên liệu, tồn kho đầu kỳ, hàng mua trong kỳ, tổng cộng, tồn kho cuối kỳ, số lượng sử dụng, số lượng hàng bán, % hàng bán, số lượng tồn kho thay đổi, số lượng tồn kho trung bình, và mức độ quay vòng.

4. Báo Cáo Kiểm Kê Kho Chi Tiết

Báo cáo chi tiết này cung cấp thông tin về số lượng hàng tồn kho sau mỗi lần mua và bán, giúp nhà hàng chủ động trong việc đặt hàng.

5. Bảng Chi Phí Nguyên Vật Liệu Theo Công Thức

Bảng này giúp cắt giảm chi phí hàng ngày bằng cách ghi nhận công thức nấu ăn cho tất cả các món trong menu, bao gồm chi tiết về thành phần, số lượng, chi phí mua, khẩu phần ăn, giá bán, và tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm.

Mẹo Kiểm Kho Hiệu Quả

1. Kết Hợp Kiểm Kê Thủ Công Và Tự Động

Đối với nhà hàng nhỏ, kiểm kê bằng Excel là đủ. Tuy nhiên, với nhà hàng lớn, nên kết hợp với phần mềm quản lý bán hàng để tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

Phần mềm quản lý bán hàng cung cấp báo cáo chi tiết và tự động, nhưng không thể ghi nhận thất thoát do hư hỏng hoặc trộm cắp. Do đó, kết hợp cả hai phương pháp sẽ đảm bảo thông tin kiểm kho chính xác nhất.

2. Bố Trí Nhân Viên Chuyên Trách

Bố trí nhân viên chuyên trách kiểm kho giúp dễ dàng rà soát lỗi và điều phối nguyên liệu hiệu quả. Nhân viên này cần trung thực, tự giác và siêng năng.

3. Duy Trì Lịch Kiểm Kho Định Kỳ

Kiểm kho định kỳ và hàng ngày giúp bạn nắm rõ lượng nguyên liệu và nguồn cung cấp hiện có. Nguyên liệu dễ hỏng nên kiểm tra hàng ngày, trong khi hàng khô có thể kiểm kê ít hơn.

4. Áp Dụng Nguyên Tắc FIFO

Sắp xếp nguyên liệu theo nguyên tắc FIFO (nhập trước, xuất trước) để hạn chế hao phí do hết hạn sử dụng.

5. Tạo Tờ Khai Rác Thải Thực Phẩm

Tờ khai rác thải giúp bạn biết chính xác số lượng nguyên liệu bị thải bỏ, từ đó đưa ra giải pháp giảm hao phí.

Ví dụ: nếu thực phẩm tươi sống bị hỏng quá nhiều, bạn có thể mua ít lại hoặc tận dụng cho nhiều món hơn.

Phần mềm bán hàng hiện nay cũng có thể tạo tờ khai này, hoặc bạn có thể tự tạo một mẫu đơn giản thủ công.

6. Xem Lịch Sử Kiểm Kho Và Lên Kế Hoạch Mua Hàng

Dựa vào lịch sử xuất nhập hàng và các báo cáo, bạn có thể lên kế hoạch mua hàng hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên liệu.