Hướng Dẫn Chi Tiết Về Thiết Bị Cần Thiết Khi Mở Quán Cà Phê: Từ A đến Z

Ngành công nghiệp F&B đang trải qua một giai đoạn bùng nổ với sự xuất hiện của hàng loạt quán cà phê có không gian sáng tạo và đồ uống độc đáo. Để vận hành một quán cà phê thành công, việc chuẩn bị thiết bị là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Dù bạn đang có ý định mở một quán nhỏ hay một mô hình take-away, việc có một danh sách thiết bị phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng phục vụ và đảm bảo trải nghiệm khách hàng tốt nhất. Vậy, những thiết bị nào là cần thiết khi mở quán cà phê? Đây là câu hỏi mà nhiều chủ quán mới thường băn khoăn.

1. Tại sao việc chọn lựa thiết bị quán cà phê lại quan trọng đến vậy?

Việc chọn lựa thiết bị cho quán cà phê ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đồ uống, hiệu quả vận hành và chi phí đầu tư. Đầu tư đúng thiết bị ngay từ đầu giúp bạn tiết kiệm chi phí, phục vụ khách hàng tốt hơn và tạo nền tảng vững chắc để quán phát triển bền vững.

• Đảm bảo chất lượng đồ uống: Dù quán của bạn có công thức pha chế độc quyền, nhưng nếu thiết bị như máy pha cà phê hay máy xay không đạt chất lượng, đồ uống sẽ không ổn định và không chuẩn hương vị. Đặc biệt, với cà phê espresso, chất lượng máy pha là yếu tố sống còn.
• Tối ưu hóa vận hành: Trang bị đầy đủ thiết bị giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và nhân lực. Máy xay cà phê có công suất lớn giúp pha chế nhanh mà vẫn đảm bảo đều vị.
• Giảm chi phí dài hạn: Đầu tư vào thiết bị chất lượng từ đầu sẽ giảm chi phí sửa chữa, bảo trì, kéo dài tuổi thọ thiết bị và giảm chi phí duy trì.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Vận hành trơn tru sẽ nâng cao trải nghiệm khách hàng và tạo sự chuyên nghiệp trong quá trình phục vụ.

2. Phân loại thiết bị quán cà phê theo khu vực sử dụng

2.1. Khu vực pha chế

2.1.1. Máy xay cà phê

Các quán cà phê chuyên nghiệp thường tự mua cà phê hạt về rang, xay theo công thức riêng để có hương vị đặc trưng. Một số quán đầu tư vào máy xay cà phê chuyên nghiệp có khả năng điều chỉnh độ thô, độ mịn của cà phê. Xay cà phê đúng cách giúp giữ được hương vị thơm ngon và tránh tình trạng xay không đều.

Mức giá: Máy xay cà phê có giá từ 1.500.000 đến 30.000.000 đồng tùy theo thương hiệu và chức năng.

Bạn có thể tham khảo máy xay cà phê Mazzer Super Jolly:

• Xuất xứ: Ý (Italy)
• Phân khúc: Máy xay cà phê chuyên nghiệp, bán tự động
• Ưu điểm: Độ bền cao, phù hợp với lượng khách vừa và lớn. Máy đảm bảo tốc độ xay ổn định với dao xay phẳng đường kính 64mm và motor mạnh mẽ (350W).
• Giá thành: 18.000.000 – 25.000.000 đồng tùy nơi bán và tình trạng máy.
• Quy mô: Phù hợp với quán cà phê vừa – lớn, cần chất lượng espresso ổn định.

2.1.2. Máy pha cà phê

Chủ quán cần xác định mô hình và đối tượng khách hàng để quyết định có cần sử dụng máy pha cà phê hay không. Trên thị trường có hai dòng máy pha cà phê phổ biến cho quán nhỏ: máy pha tự động và máy chỉnh tay. Ngoài ra, quán có thể sắm thêm máy lọc cà phê, máy pha cà phê viên nén tùy vào nhu cầu sử dụng.

Một số hãng máy pha cà phê tự động cho quán:

• Nuova Simonelli Oscar II: Giá khoảng 28.000.000 – 32.000.000 đồng, thiết kế hiện đại, sang trọng, giảm thiểu thời gian bảo trì, tạo ra chất lượng espresso tốt.
• Rancilio Silvia: Giá khoảng 21.000.000 – 25.300.000 đồng, thiết kế nhỏ gọn, ít cần bảo trì, phù hợp với không gian hạn chế nhưng vẫn tạo ra espresso chất lượng.
• La Marzocco Linea Mini: Giá khoảng 119.000.000 – 141.000.000 đồng, khả năng đánh sữa mạnh mẽ, thiết kế nhỏ gọn so với máy hai nồi hơi.

Bạn có thể tham khảo Top 6 máy cà phê giá tốt cho quán cà phê khởi nghiệp để lựa chọn loại máy phù hợp nhất.

2.1.3. Các phụ kiện kèm theo của máy pha cà phê

• Khăn lau vòi hơi: Sử dụng để vệ sinh vòi hơi khi đánh sữa, giá từ 5.000 – 10.000 đồng.
• Phin mù + bột rửa: Dùng để lắp vào tay pha trong quá trình vệ sinh càng pha cà phê. Giá phin mù từ 50.000 – 200.000 đồng, giá bột từ 150.000 – 250.000 đồng.
• Ca đánh sữa: Có nhiều thể tích và công dụng, giá từ 150.000 – 300.000 đồng.
• Ly định lượng, cốc đo lường: Để đo lượng chính xác và ổn định, giá từ 30.000 – 100.000 đồng.
• Bộ 12 khuôn rắc bột: Giá khoảng 80.000 đồng.
• Cây đánh bột: Dùng để đánh tan bột cacao vào cà phê, giá khoảng 80.000 đồng.

2.1.4. Phin pha cà phê truyền thống

Phin pha cà phê có hai loại phổ biến: phin inox và phin nhôm. Phin nhôm có giá thành rẻ hơn, nhanh xuống màu, lỗ dày nhỏ, phân bố đều nên lọc cà phê chảy chậm, làm vị cà phê thơm hơn. Giá từ 50.000 – 200.000 đồng.

Phin inox có giá thành cao hơn, sáng bóng dễ rửa, lỗ to thưa và lọc nhanh hơn nhưng hương vị cà phê không thơm bằng phin nhôm. Giá từ 80.000 – 350.000 đồng.

2.1.5. Máy xay sinh tố

Nhiều quán cà phê có menu đa dạng bao gồm sinh tố, nước ép, do đó cần trang bị máy xay sinh tố và máy ép hoa quả để phục vụ nhanh chóng. Nên chọn loại máy đa năng, bền bỉ.

So sánh các hãng máy xay sinh tố bán chạy:

Nếu quán cần xay đá liên tục, công suất lớn nên chọn Vitamix hoặc Blendtec. Nếu chi phí hạn chế, dùng vừa đủ, không quá tải thì Bluestone hoặc các dòng tương tự như Philips HR3652, Panasonic MX-V310 là tối ưu nhất.

2.1.6. Tủ lạnh

Tủ lạnh là thiết bị không thể thiếu để bảo quản thực phẩm tươi ngon, giữ nguyên chất lượng. Sữa tươi, hoa quả, syrup,... đảm bảo chất lượng thức uống đến 80%.

2.2. Khu vực phục vụ khách

Đầu tư đúng cách cho khu vực phục vụ khách không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn góp phần vào hiệu quả vận hành và doanh thu của quán.

2.2.1. Máy POS/ Hệ thống bán hàng

Phần mềm quản lý quán cà phê và hệ thống máy tính tiền là công cụ không thể thiếu trong vận hành. Sử dụng hệ thống máy POS giúp tiết kiệm thời gian, quản lý doanh thu hiệu quả và giảm thất thoát.

Sử dụng phần mềm bán hàng, các chủ quán nhận được:

• Tính tiền nhanh – hạn chế sai sót: Hệ thống POS giúp nhân viên order và tính tiền chính xác, tránh nhầm lẫn trong giờ cao điểm.
• Quản lý tồn kho, nguyên vật liệu: Giúp theo dõi số lượng nguyên liệu còn lại, hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng.
• Báo cáo doanh thu: Hệ thống tự động tổng hợp, giúp chủ quán nắm bắt tình hình kinh doanh.
• Quản lý từ xa: Chủ quán không cần có mặt trực tiếp nhưng vẫn kiểm soát được mọi hoạt động.

Hầu hết các quán cà phê và nhà hàng – dù là quy mô nhỏ hay lớn đều sử dụng hệ thống phần mềm bán hàng để tối ưu và quản lý hoạt động kinh doanh. Trong đó, các dòng máy POS tích hợp phần mềm của iPOS là lựa chọn phổ biến nhờ tính tiện lợi, dễ sử dụng và phù hợp với mô hình kinh doanh F&B.

Thương hiệu iPOS cung cấp giải pháp quản lý bán hàng chuyên biệt cho ngành F&B (cà phê, trà sữa, nhà hàng,...)

• Tính năng toàn diện: Bán hàng & thanh toán với nhiều hình thức, quản lý kho & định lượng, báo cáo chi tiết, chăm sóc khách hàng.
• Quản lý từ xa: Theo dõi tình hình kinh doanh, doanh thu, hoạt động bán hàng trên smartphone.
• Phù hợp với: Chủ quán cà phê, trà sữa, nhà hàng, chuỗi cửa hàng cần giải pháp quản lý tập trung.

Giá thành: 2.400.000 đồng cho gói phần mềm quản lý bán hàng từ xa. Giá combo phần mềm và thiết bị iPOS từ 9.440.000 đồng trở lên tùy thuộc vào nhu cầu và cấu hình sử dụng.

2.2.2. Bảng menu/ Menu điện tử

Một menu rõ ràng, dễ đọc và có thẩm mỹ cao sẽ ghi điểm và gây ấn tượng với khách hàng. Nếu đặt trên tường hoặc màn hình LED sẽ chuyên nghiệp hơn. Để menu trở nên đa dạng, thu hút, quán có thể thêm hình ảnh hoặc combo/ món best seller upsell, giúp khách hàng lựa chọn món ngon để trải nghiệm.

2.2.3. Ly, ống hút, nắp cốc

Một trong những yếu tố thu hút khách và tạo thương hiệu là bộ nhận diện thương hiệu của quán. Quán có thể theo hướng thân thiện môi trường (ống hút gạo, ống hút tre,...) hạn chế sử dụng đồ nhựa, góp phần bảo vệ môi trường và tạo dựng lòng tin với khách hàng.

2.2.4. Khay phục vụ & kệ tự phục vụ:

Dành riêng một khu kệ để khay, gia vị (đường, sữa), ống hút, giấy tăng sự chủ động từ khách hàng, giảm tải cho nhân viên tại quán.

2.4. Khu vực vệ sinh

Khu vực vệ sinh trong quán cà phê tưởng chừng có thể xem nhẹ nhưng thực tế đây là khu vực có thể lấy được sự hài lòng, thiện cảm hay bị đánh giá không tốt của quán trong việc quay trở lại của khách hàng.

Đối với khách hàng: Tiêu chí vệ sinh và chuyên nghiệp là điều quan trọng trong mắt khách hàng, ảnh hưởng đến trải nghiệm tổng thể: khu vệ sinh có thoáng, sạch sẽ hay lại đầy rác, không được dọn dẹp vệ sinh hằng ngày.

Vị trí nên đặt ở góc quán hoặc đặt ở cuối, cách xa khu vực pha chế và khu khách ngồi. Có biển chỉ dẫn rõ ràng và tách biệt WC nam/nữ để khách nhận diện. Việc trang trí khu vệ sinh cũng là một điểm cộng gây ấn tượng với khách đến lần sau: dùng gương lớn tạo cảm giác sạch, thoáng mát; trang trí bằng cây giả, đèn led dịu,...

Khu vệ sinh là một trong những “điểm chạm” cuối cùng trong hành trình trải nghiệm khách hàng, góp phần định hình cảm nhận chuyên nghiệp. Một khu vệ sinh sạch, đủ tiện nghi và có gu giúp tăng khả năng quay lại, giữ chân khách hàng.

Lựa chọn đúng thiết bị quán cà phê không chỉ là bài toán đầu tư thông minh mà còn là nền móng cho một hành trình kinh doanh bền vững. Dù bạn theo đuổi mô hình nào thì thiết bị chính là nền tảng tạo nên trải nghiệm chuyên nghiệp, sự khác biệt của từng ly cà phê.