Chiến Lược Nhân Sự Hiệu Quả Giúp Quán Vận Hành Ổn Định

Để quán hoạt động một cách mượt mà và hiệu quả, việc quản lý nhân sự là một yếu tố không thể thiếu. Đối với các chủ quán, việc lập kế hoạch nhân sự không chỉ giúp duy trì hoạt động ổn định mà còn là chìa khóa để phát triển lâu dài. Kế hoạch này giúp đảm bảo số lượng nhân viên cần thiết để quán có thể vận hành liên tục mà không gặp trở ngại.

Nhiều chủ quán thường quen thuộc với việc lập kế hoạch kinh doanh, nhưng kế hoạch nhân sự lại là một khái niệm khá mới mẻ. Tuy nhiên, đối với các thương hiệu lớn, việc lập kế hoạch nhân sự là một phần không thể thiếu để duy trì sự ổn định, đảm bảo có đủ nhân lực cần thiết cho hoạt động của cửa hàng. Dưới đây là những điều mà các chủ quán cần biết về kế hoạch nhân sự:

1. Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự là một dự báo về số lượng nhân viên mà quán cần trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một năm. Kế hoạch này bao gồm việc dự đoán số lượng nhân viên có thể nghỉ việc do hết hạn hợp đồng và số lượng nhân viên cần tuyển dụng để duy trì hoạt động. Kế hoạch nhân sự không nhất thiết phải được lập vào đầu năm, mà có thể thực hiện vào bất kỳ thời điểm nào, nhưng lý tưởng nhất là trước các đợt tuyển dụng cao điểm như tháng 4 – 5, giai đoạn sinh viên tốt nghiệp, hoặc tháng 9 – 10 sau kỳ nghỉ Tết. Nhờ có kế hoạch này, các chủ quán có thể tránh được tình trạng bị động khi nhân sự có sự thay đổi đột ngột.

Hơn nữa, kế hoạch nhân sự còn bao gồm các chiến lược phát triển và lộ trình sự nghiệp cho nhân viên. Điều này có nghĩa là chủ quán sẽ có những dự kiến để xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng hơn. Ví dụ, nên thăng tiến nhân viên nào để đảm bảo có người giữ vai trò quản lý, hoặc cần đào tạo nhân viên nào để nâng cao chất lượng phục vụ. Với kế hoạch nhân sự, các chủ quán có thể sắp xếp và thực hiện các hoạt động theo đúng thời gian đã định để đạt được kết quả mong muốn. Nếu không có dự báo trước, các chủ quán dễ rơi vào tình trạng khó khăn khi nhân viên thay đổi đột ngột mà không có phương án dự phòng.

2. Lợi ích của việc lập kế hoạch nhân sự

Khi có kế hoạch nhân sự, chủ quán sẽ nhận được nhiều lợi ích. Đầu tiên, hoạt động của quán sẽ luôn được duy trì ổn định. Khi lập kế hoạch nhân sự, bạn sẽ biết trước nhân viên nào có khả năng nghỉ việc hoặc sắp hết hạn hợp đồng, từ đó có thể kịp thời đưa ra các phương án như đàm phán để giữ chân nhân viên hoặc tuyển dụng thêm người mới. Nếu không có kế hoạch nhân sự, bạn dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt nhân sự khi nhiều nhân viên nghỉ việc cùng lúc.

Thứ hai, kế hoạch nhân sự giúp bạn xác định rõ số lượng nhân viên cần tuyển mới để duy trì đội ngũ tối thiểu, từ đó tiết kiệm chi phí tuyển dụng và quỹ lương. Nếu không có kế hoạch, các chủ quán thường tuyển dụng theo cảm tính, dẫn đến hai tình huống: thiếu nhân sự do không tuyển kịp hoặc dư thừa nhân viên. Kế hoạch nhân sự với số lượng ứng viên cần tuyển sẽ giúp bạn tránh được hai sai lầm này.

Cuối cùng, kế hoạch nhân sự giúp tiết kiệm chi phí đào tạo. Khi có kế hoạch, bạn sẽ biết rõ bao nhiêu nhân viên cần được đào tạo và lựa chọn thời điểm phù hợp để tổ chức các khóa học. Nếu tổ chức đào tạo vào giai đoạn cao điểm như mùa lễ hội, bạn sẽ gặp tình trạng thiếu hụt nhân sự, vừa tốn chi phí đào tạo vừa phải thuê thêm người để duy trì hoạt động. Nếu không có kế hoạch, các chủ quán dễ bị lạc hướng và phân bổ thời gian đào tạo không tối ưu.

3. Những điểm cần lưu ý khi lập kế hoạch nhân sự

Để kế hoạch nhân sự đạt hiệu quả, các chủ quán cần chú ý một số điểm quan trọng, đó là luôn dự trù số lượng nhân viên cần tuyển thêm. Nhiều chủ quán khi thấy đội ngũ nhân sự ổn định thường không có ý định bổ sung nhân viên. Tuy nhiên, để hoạt động quán được duy trì liên tục, hãy luôn có phương án tuyển dụng thêm nhân sự. Trong suốt một năm, sẽ có những biến động về nhân sự, và việc có kế hoạch tuyển dụng từ trước sẽ giúp các chủ quán ứng phó kịp thời.

Bên cạnh đó, khi lập kế hoạch, các chủ quán cần căn cứ vào tình hình thực tế của quán, như doanh thu và chi phí dự kiến của năm sau. Hoặc có thể là kế hoạch mở rộng thương hiệu hay chỉ duy trì quy mô hiện tại. Hiểu rõ điều kiện kinh doanh của quán sẽ giúp bạn lên kế hoạch chính xác và tối ưu hơn. Nếu dự định phát triển thương hiệu, số lượng nhân sự cần tuyển sẽ lớn hơn so với những quán chỉ cần nhân viên để duy trì hoạt động. Nếu muốn mở rộng, bạn cần có kế hoạch đào tạo khác so với những quán giữ nguyên quy mô.

Kế hoạch nhân sự là một khái niệm khá mới mẻ với nhiều chủ quán kinh doanh quy mô vừa và nhỏ, nhưng các chủ quán nên tìm hiểu và áp dụng kế hoạch này cho cửa hàng của mình. Điều này sẽ là cơ sở giúp duy trì hoạt động ổn định cho quán trước những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.