Bí Quyết Tối Ưu Chi Phí Nhân Sự Cho Nhà Hàng Hiệu Quả

Chi phí nhân sự là một trong những khoản chi lớn nhất trong việc vận hành nhà hàng, quán ăn. Việc tuyển dụng nhân sự quá nhiều hay quá ít không chỉ ảnh hưởng đến chi phí mà còn tác động đến hiệu quả phục vụ khách hàng. Vậy làm thế nào để tính toán tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự (Labor Cost Percentage) một cách hợp lý, phù hợp với năng suất hoạt động và nhu cầu của quán?

Chi phí nhân sự là gì?

Chi phí nhân sự bao gồm tất cả các khoản tiền phải trả cho nhân viên, chẳng hạn như:

• Chi phí nghỉ ốm, nghỉ phép và các kỳ nghỉ khác...

Nói chung, bất kỳ khoản chi nào liên quan đến lao động đều được tính vào tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự.

Trong đó, chi phí nhân sự theo giờ làm việc là yếu tố quan trọng nhất, quyết định các khoản chi phí liên quan khác.

* Chi phí nhân sự theo giờ làm việc

Vào một buổi chiều thứ hai lúc 3:30, một vị khách bước vào nhà hàng và gọi hai ly bia cùng đậu phộng. Là người quản lý, bạn cần tự hỏi: cần bao nhiêu nhân sự để phục vụ một vị khách duy nhất đó?

Thực tế, có thể chỉ cần một người đứng quầy. Nhưng bạn vẫn phải trả lương cho nhân viên phục vụ, lễ tân và đầu bếp, dù họ không trực tiếp tham gia vào giao dịch này.

Trong trường hợp này, chi phí nhân sự tính theo phần trăm doanh thu sẽ rất cao! Vậy bạn nên làm gì? Cắt giảm nhân sự ư? Không, đó không phải là giải pháp. Không thể cắt giảm đầu bếp duy nhất, vì nếu khách gọi món khác thì sao? Làm thế nào để giải quyết?

Hãy đo lường tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự mỗi giờ làm việc. Sử dụng dữ liệu từ hệ thống POS để xem xét và điều chỉnh lại lịch làm việc cho phù hợp.

1. Phân chia nhân viên theo các nhóm có mức lương tương tự. Các nhóm này có thể bao gồm "nhân viên bếp" và "nhân viên phục vụ", thậm chí chi tiết hơn như nhân viên phục vụ, đầu bếp, lễ tân...

2. Tính tổng số giờ làm việc của mỗi nhóm nhân viên trả lương theo giờ. Giả sử tổng số giờ làm việc của nhân viên phục vụ trong tuần là 400 giờ.

3. Nhân tổng số giờ làm việc với mức lương giờ của một nhân viên phục vụ để ra chi phí nhân sự cho một giờ làm việc. Ví dụ, nếu bạn trả cho nhân viên phục vụ 7,25 đô la/giờ, thì chi phí nhân sự trong giờ là: 400 giờ x 7,25 đô la/giờ = 2900 đô la.

4. Chia số này cho số tuần trong một năm (hoặc tháng nếu lập ngân sách hàng tháng). Trong trường hợp này, chia 2900 cho 52 tuần, kết quả là 56. Trung bình mỗi tuần, bạn trả 56 đô la mỗi giờ làm việc.

5. Tính toán tương tự cho các vị trí khác. Cộng tất cả chi phí trong mỗi mức lương để xác định tổng chi phí nhân sự theo giờ làm việc. Bạn có thể trả 56 đô la mỗi giờ cho nhân viên phục vụ, nhưng với các vị trí khác, con số này sẽ khác. Cộng tất cả lại để xác định tổng chi phí nhân sự theo giờ làm việc.

Sử dụng phương pháp này để xác định chi phí nhân sự của nhà hàng dựa trên số giờ làm việc.

Cách tính phần trăm chi phí nhân sự

Có nhiều cách để tính phần trăm chi phí nhân sự. Dưới đây là hai công thức cụ thể: chi phí nhân sự theo tỷ lệ phần trăm của doanh thu và chi phí nhân sự tính theo tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí hoạt động.

* Chi phí nhân sự theo tỷ lệ phần trăm của doanh thu

Tỷ lệ chi phí nhân sự dựa trên doanh thu là công thức phổ biến nhất. Cách thực hiện như sau:

1. Xác định chi phí nhân sự của nhà hàng. Chi phí này bao gồm tất cả số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên trong suốt cả năm.

2. Xác định doanh thu của nhà hàng. Doanh thu là tổng số tiền mà doanh nghiệp nhận được trước khi trừ thuế và các khoản khấu trừ khác. Bạn có thể tìm thấy con số này dễ dàng qua các báo cáo từ hệ thống POS.

3. Chia chi phí nhân sự của nhà hàng cho doanh thu hàng năm. Ví dụ: nếu nhà hàng trả 300.000 đô la một năm cho nhân viên và mang lại doanh thu 1.000.000 đô la một năm, hãy chia 300.000 đô la cho 1.000.000 đô la để có 0,3.

4. Nhân với 100. Con số cuối cùng này là tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự của nhà hàng. Trong ví dụ này, nó là 30%.

* Chi phí nhân sự theo tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí hoạt động

Tỷ lệ chi phí nhân sự cũng có thể được tính theo tổng chi phí hoạt động. Các bước thực hiện như sau:

1. Xác định chi phí nhân sự hàng năm của nhà hàng. Chi phí này bao gồm tất cả số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên trong suốt cả năm.

2. Xác định tổng chi phí hoạt động. Tổng chi phí hoạt động là tổng chi phí kinh doanh, bao gồm chi phí tiếp thị, thuê nhà, thực phẩm, đồ uống và các chi phí khác.

3. Chia chi phí nhân sự cho tổng chi phí hoạt động. Ví dụ: nếu chi phí nhân sự là 9.000 đô la mỗi tháng và tổng chi phí hoạt động là 15.000 đô la mỗi tháng, hãy chia 9.000 đô la cho 15.000 đô la để có 0,6.

4. Nhân với 100. Con số cuối cùng này là tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự của nhà hàng. Trong ví dụ này, nó chiếm 60% tổng chi phí kinh doanh.

Sử dụng phương pháp này để xác định tỷ lệ phần trăm chi phí nhân sự dựa trên tổng chi phí vận hành.

Cách giảm chi phí nhân sự hiệu quả

Giải pháp không phải lúc nào cũng là giảm lương nhân viên hoặc cắt giảm nhân sự. Thay vào đó, cần tính toán chi phí dựa trên hiệu quả làm việc.

• Trả lương cho nhân viên khi họ bắt đầu làm việc thay vì từ lúc bấm đồng hồ chấm công.
• Thiết lập chế độ thưởng để khuyến khích nhân viên làm việc chăm chỉ và nâng cao hiệu suất lao động.
• Thuê và sắp xếp đủ nhân viên để tránh chi phí ngoài giờ. Cân nhắc kỹ những thời điểm cao điểm như ngày lễ Tết để luôn có số nhân viên cố định thay vì phải tăng ca, thuê ngoài với chi phí cao hơn.
• Cập nhật số giờ làm việc của nhân viên lên bảng tin nội bộ.
• Đào tạo nhân viên đa chức năng, ví dụ một nhân viên lễ tân có thể thay thế nhân viên phục vụ hoặc hỗ trợ bếp trong trường hợp cần thiết, đảm bảo khách hàng hài lòng mà không cần tăng thêm chi phí.
• Lên lịch làm việc chính xác để luôn đủ nhân viên trong mọi thời điểm dựa trên dự báo của các bộ phận.
• Lập kế hoạch tổng thể theo tháng, chia thành các tuần và có thể chủ động thay đổi, cập nhật chi tiết chính xác.

Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho những ai đang cần tối ưu chi phí nhân sự trong kinh doanh nhà hàng.